1. Hopp til innhold
  2. Hopp til meny
  3. Hopp til sekundærmeny
  4. Hopp til hurtigsøk

Personvernerklæring

Erklæringen gir opplysninger om fylkeskommunens og underliggende virksomheters innsamling og behandling av personopplysninger i henhold til personopplysningslovens §§18-20.

Akershus fylkeskommune, ved fylkesrådmannen, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Behandling av personopplysninger er i personopplysningsloven definert som: «enhver bruk av personopplysninger, som for eksempel innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter». Daglige oppgaver i forhold til slik behandling er delegert til de enkelte systemeiere. Delegeringen omfatter kun oppgavene, ikke ansvaret.

Innsamling av personopplysninger

Akershus fylkeskommune samler inn og bruker en rekke personopplysninger i det daglige.  Nedenfor er beskrevet de viktigste behandlinger og grunnlaget for disse.

Opplysninger om elever

Akershus fylkeskommune samler inn og bruker en rekke personopplysninger i det daglige. Nedenfor er de viktigste behandlinger og grunnlagene for disse beskrevet.

Grunninformasjon om søkere til videregående skoler overføres til fylkeskommunens inntakskontor fra Vigo og benyttes i fordeling av skoleplass. Etter inntak overføres informasjon om deg som elev til SATS og gjøres tilgjengelig for den skolen du har fått plass på. Akershus fylkeskommune registrerer og benytter nødvendig informasjon om elever for å tilrettelegge for administrasjon, rapportering og dokumentasjon av læringsløpet. Som en del av denne prosessen vil data overføres til flere systemer for å følge opp opplæringen.

Informasjon som lagres er navn, adresse, telefonnummer, foresatte, klasselister, testresultater, karakterer, fravær og anmerkninger, samt annen informasjon som er nødvendig for gjennomføring av opplæringen. Informasjonen lagres i fylkeskommunens datasystemer, eller i systemer der fylkeskommunen leier tjenester. Personopplysninger av sensitiv art registreres i egne systemer med utvidet sikkerhet. Tilgang til informasjon om enkeltpersoner er basert på tjenstlig behov.

Bruk av personopplysninger i den videregående skolen er hjemlet i Opplæringslovas §§ 1-3, 5-1, og i forskrift til Opplæringslova Kap. 3, spesielt i § 3-11.

Opplysninger om ansatte

Akershus fylkeskommune behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar i henhold til personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er administrasjonssjefen som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på fylkeskommunens nettsider.

Lagring og sikkerhetskopiering av data

Som bruker i Akershus fylkeskommune har du tilgang til forskjellige lagringsområder. Dette kan være på fylkeskommunens lagringsområder, i It’s Learning eller på OneDrive.

Du er selv ansvarlig for at dokumenter og annet du produserer lagres på rett sted. Personopplysninger skal ikke deles med andre enn dem de er ment for. Du er også ansvarlig for å innhente tillatelse fra dem det gjelder før slik informasjon deles med andre.

Fylkeskommunen sikkerhetskopierer egne lagringsområder. Der fylkeskommunen leier lagring finnes egne løsninger for sikring av data. Fylkeskommunens løsning for sikkerhetskopiering er primært ment for å sikre gjenoppretting av data etter en større feil. Sikkerhetskopier oppbevares i ca. 6 måneder før de slettes.

Den enkelte bruker er selv ansvarlig for sikkerhetskopiering av filer lagret lokalt på egen datamaskin, fylkeskommunal eller privat. Fylkeskommunen legger til rette for lagring av begrensede mengder data. Det kan ikke påregnes sikkerhetskopiering av store mengder data som bilder, filmer og lignende.

Når informasjon om deg lagres utenfor fylkeskommunens egne systemer er det opprettet databehandleravtaler med leverandørene, som sikrer at dataene håndteres i henhold til lovverket.

Formidling av data til tredjepart

Fylkeskommunen videreformidler ikke personopplysninger til tredjepart for kommersiell bruk.

I løpet av studietiden og etter avsluttet videregående opplæring overføres informasjon om elever til en rekke registre. Eksempler er PAS/PGS (gjennomføring av eksamen), Nasjonal vitnemålsdatabase og Statistisk Sentralbyrå.

Logging av aktivitet i datasystemet

I henhold til personopplysningsforskriftens §§ 2-8, 2-14 og 7-11, samt personopplysningslovens § 8 f logges brukeres aktiviteter i datasystemet.

All tilkobling og forsøk på tilkobling til nettverket og datasystemer registreres. Videre registreres alle oppkoblinger mot websider, servere osv. Alle fagsystemer har alminnelige sikkerhetslogger aktivert. Dette inkluderer også transaksjonslogger, der dette er aktuelt.

Aktivitetslogger er kun tilgjengelige for administratorer, og benyttes kun for administrasjon av systemene. Aktivitetslogger benyttes ikke til generell overvåking eller oppfølging av enkeltbrukeres aktiviteter.

Logger utleveres til politiet i etterforskingsøyemed.

Logger slettes etter 30 dager. Der det er aktuelt, for eksempel for nettverkstrafikk, benyttes anonymiserte data til statistikk.

Rett til innsyn

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandling av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Akershus fylkeskommune har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i ett av fylkeskommunens systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger fylkeskommunen ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Sletting

Personopplysninger som ikke skal beholdes etter arkivloven, slettes ca. 3 måneder etter at eleven har avsluttet opplæring eller den ansatte har sluttet.

Dokumenter og annet som lagres på private områder av fylkeskommunens lagringsområder eller på lagringsområder fylkeskommunen leier, slettes tilsvarende ca. 3 måneder etter at eleven har avsluttet opplæring eller den ansatte har sluttet.

Dokumenter og annet som lagres på felles lagringsområder slettes ikke.

Kontaktinformasjon

E-post
post@afk.no

Postadresse
Akershus fylkeskommune
Postboks 1200, sentrum
0107 Oslo